Orçamento

Orçamento de evento corporativo: como o preço é montado

O preço de um evento corporativo é definido por três variáveis: formato, número de convidados e local. Esta página abre a composição de custo que usamos na proposta, os testes de viabilidade que cada item passa e o que costuma ser negociável.

Pedir um orçamento O que compõe o custo

Auditório montado para convenção de vendas antes da abertura das portas

Já tem data e número de convidados?

Diagnóstico, proposta e orçamento consolidado sem custo. Resposta pelo WhatsApp.

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Por que não existe valor de tabela

Cem convidados, uma noite, em Curitiba: uma confraternização em espaço com estrutura própria e uma premiação executiva em hotel com cenografia montada do zero têm custos que não se comparam. Mesmo número de pessoas, orçamentos em ordens de grandeza diferentes.

Por isso o diagnóstico antecede a proposta: local e data definem o que é executável no espaço, o objetivo define o escopo e o perfil dos convidados define o formato de serviço. Orçamento fechado antes dessas definições é estimativa, não proposta.

Composição

O que entra num orçamento de evento

Sete blocos. A proposta discrimina cada um deles separadamente, com valor e justificativa.

Espaço

Locação, taxas do local, horas extras de uso, limpeza, segurança e, quando o espaço exige, fornecedores credenciados obrigatórios.

Alimentos e bebidas

Normalmente o maior bloco. O formato do serviço, volante, empratado ou estações, pesa mais no valor final do que o cardápio escolhido.

Estrutura técnica

Som, iluminação, painel de LED ou projeção, palco, energia e a equipe técnica que opera tudo isso.

Cenografia e ambientação

Projeto, produção, montagem e desmontagem. É o bloco com maior margem de ajuste sem impacto percebido pelo convidado.

Atrações e experiências

Artistas, DJ, mestre de cerimônias, ativações, cabine de fotos, plataforma 360, brindes.

Pessoas e logística

Equipe de apoio, credenciamento, recepção, transporte, hospedagem quando há deslocamento de times de outras cidades.

Contingência

Item de projeto, não custo extra. Evento ao ar livre entra com tenda orçada; risco de queda de energia entra com gerador previsto em contrato.

Viabilidade

Os três testes que toda ideia passa

Todo item da proposta passa por estes três filtros antes de ser apresentado.

Dá para executar no prazo que resta?

Prazo curto força contratação de urgência, que é a principal causa de custo extra em evento corporativo. Item inexecutável no prazo não entra na proposta.
Quanto custa por pessoa?

Métrica que permite comparar formatos diferentes e sustentar o investimento na aprovação interna. Vai calculado em toda proposta.
Com o mesmo dinheiro, o que entregaria mais?

Cada proposta apresenta as alternativas viáveis dentro do mesmo teto, com a diferença prática entre elas explicitada.

O que faz o preço subir

Prazo curto, taxa de urgência do fornecedor e perda de poder de negociação
Data disputada, dezembro e fim de semestre têm agenda concorrida e preço de pico
Local sem estrutura, tudo que o espaço não tem entra como locação
Fornecedor credenciado obrigatório, alguns espaços travam a concorrência
Mudança de escopo depois de aprovado, remontagem custa mais que montagem
Contingência não prevista, resolver chuva na véspera é sempre mais caro

O que quase sempre dá para negociar

Formato do serviço de A&B, o mesmo cardápio muda de preço conforme a operação
Escala da estrutura técnica, nem todo evento precisa do maior painel disponível
Cenografia reaproveitável entre eventos da mesma empresa
Dia da semana e horário, terça à tarde não custa o mesmo que sexta à noite
Pacote fechado com fornecedor recorrente, quando há mais de um evento no ano
Ativações: trocar quantidade por uma que realmente conecta com o objetivo

Antes de pedir

O que ter em mãos para receber um orçamento útil

Quanto mais itens definidos, mais preciso o orçamento e menor o número de revisões até o fechamento.

Objetivo do evento, o que ele precisa provocar em quem for
Número aproximado de convidados e o perfil deles
Data ou janela de datas, mesmo que ainda não esteja fechada
Cidade e, se já houver, o local
Teto de investimento, define o escopo viável e evita proposta fora da realidade
O que aconteceu no evento anterior, o que funcionou e o que não repetiria

Retorno: orçamento consolidado com itens fixos e variáveis separados, custo por convidado e cronograma com marcos de aprovação. Itens que não contribuem para o objetivo declarado são apontados na própria proposta.

Case

Um orçamento real, aberto

Formato, porte, prazo e o que entrou na conta, sem nome de cliente quando não há autorização.

Espaço reservado

Convenção de vendas · Curitiba

Porte: [nº de participantes]
Duração: [dias / turnos]
Antecedência: [prazo entre contratação e evento]
Faixa de investimento: [faixa por participante]
Escopo: [o que a Mistagoo assumiu]
Resultado medido: [adesão, permanência, satisfação]

Auditório montado para convenção de vendas, com telões e cadeiras alinhadas — Convenção de vendas, Curitiba/PR

Onde produzimos em Curitiba

Custo de evento muda conforme o espaço: local com estrutura própria de som, luz e mobiliário reduz locação; espaço "casca" exige que tudo entre contratado. Conhecer a oferta da cidade é parte do trabalho de orçamento.

Hotéis com centro de convenções na região central e no Batel
Casas de evento e espaços multiuso com estrutura técnica instalada
Auditórios corporativos e espaços dentro da própria empresa
Espaços ao ar livre, com contingência de chuva sempre orçada
Aeroporto de São José dos Pinhais para equipes que vêm de fora

Eventos no interior do Paraná →

Sede da Mistagoo · Rua Guaianazes, 1045, Curitiba/PR

Dúvidas frequentes

Sobre orçamento de evento

Outra dúvida? Fale com a gente.

Quanto custa um evento corporativo em Curitiba?

Depende do formato, do número de convidados e do local, nessa ordem. Um coquetel de 50 pessoas num espaço com estrutura própria e uma convenção de 500 com hotelaria e transporte não são comparáveis. Por isso trabalhamos com orçamento consolidado a partir do briefing, e não com valor de tabela.

Vocês cobram pelo orçamento ou pela proposta?

Não. O diagnóstico inicial, a proposta e o orçamento consolidado não têm custo. O que é cobrado é a execução do projeto aprovado.

Como funciona a forma de pagamento?

Varia conforme o porte e os fornecedores envolvidos, já que boa parte da cadeia trabalha com sinal e saldo. As condições ficam explícitas na proposta, junto com o cronograma de desembolso.

Dá para fazer o evento com o orçamento que eu tenho?

Quase sempre dá, mudando o formato, não cortando a qualidade. Se o que você quer não cabe, a gente mostra o que cabe e qual a diferença prática entre as opções, em vez de entregar uma versão fraca do plano original.

O que está incluído no valor além da produção?

Gestão de fornecedores, cronograma, operação no dia, desmontagem e o relatório pós-evento com os indicadores do projeto. Está tudo listado na proposta, item por item.

Conte sobre o seu evento.

Diagnóstico, proposta e orçamento consolidado não têm custo. Envie o objetivo e uma janela de datas, o restante a gente levanta. Se preferir, chame direto: (41) 99654-4100.

Orçamento consolidado, fixo e variável separados
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