Guia de Planejamento de Eventos Corporativos

Os eventos corporativos são uma maneira incrível de celebrar o sucesso e o trabalho árduo de sua empresa, lançar novos produtos e parcerias ou inspirar sua equipe à medida que um novo trimestre chega. E para realizar tudo isso com maestria, o planejamento dos eventos corporativos deve ser detalhado e criativo – é necessário ir além de uma reunião. Planeje um evento épico para incentivar os colegas de trabalho a celebrar e conhecer uns aos outros. Este checklist de planejamento de eventos corporativos oferece 7 etapas para criar a festa mais incrível possível – e impressionar seus convidados

Contrate um Organizador de Eventos

Para o planejamento de eventos corporativos, com muitas coisas para gerenciar, pode ser bastante útil contratar um organizador de eventos. O benefício de contratar um organizador de eventos é todo o conhecimento e atenção aos detalhes que eles trarão para o seu evento. Os organizadores de eventos conhecem todas as nuances da indústria e, rapidamente, poderão dar vida à sua ideia com criatividade, experiência e contatos importantes. Desde eventos e ideias inéditas até a logística de difícil gerenciamento. Nós como organizadores de eventos pensamos em todos os detalhes que muitas vezes não passam pela cabeça dos clientes.

Escolha um Local

Vários locais reservam seus espaços para eventos particulares com muita antecedência, por isso é importante ter tempo suficiente para encontrar o local perfeito para seu evento corporativo. Considere o tamanho da sua comemoração: se você planeja receber milhares de pessoas em um evento só para funcionários, precisará de um local grande coberto, ou de um salão de festas maior e que seja em algum lugar próximo à hotéis para os convidados que vem de fora da cidade ou da sua empresa. Pequenos saraus corporativos – como um jantar de apreciação – são perfeitamente adequados para o espaço privado de um restaurante, mas também há muitas maneiras criativas de tornar um espaço para eventos mais intimista. Depois de ter uma estimativa do número de funcionários e uma ideia do como você quer que seja o seu evento, comece a selecionar seus locais favoritos e, em seguida, entre em contato com os proprietários para fazer uma visita presencial.

Contrate um Fotógrafo

Para registrar todos os momentos fora do escritório com seus colegas de trabalho e amigos, contratar um fotógrafo é um passo importante. De primeira, eles pedirão a informação sobre a data e a hora do seu evento, enquanto outros detalhes do planejamento podem ser ditos depois. Os fotógrafos procuram sempre capturar os momentos mais importantes para você, então, certifique-se de informar sobre o fluxo do seu evento – quando os convidados planejam chegar, discursos e brindes, e outros momentos importantes. Se você tem interesse em gravar o evento, os videomakers geralmente podem ser encontrados na mesma que faz as fotos, ou então o próprio fotógrafo, ou o organizador de eventos, podem ter recomendações com base em com quem já trabalharam antes.

Construa a Sua Visão com Design, Decoração e um Tema Criativo

Faça um brainstorming de ideias de como deseja que o evento pareça e o sentimento que ele deve transmitir. Comece dando uma olhada em algumas referências na internet. Além disso, os eventos corporativos estão se tornando cada vez mais criativos em seus temas, à medida que as empresas se esforçam para entreter e premiar suas equipes. O tema de seu evento é o que dará direção a tudo, desde a decoração até a comida. Quando se trata de design, recomendamos a criação de um croqui – onde você colocará seu bar, áreas de lounge, mesas ou estações dos fornecedores e o palco. Uma vez que você tenha uma ideia de todos os diferentes elementos que deseja para o seu evento, você pode se divertir com a decoração, como formações destacadas para as mesas, decoração de teto atraente, uma entrada inesquecível e assim por diante.

Atenção com os Alimentos e Bebidas

Indiscutivelmente o elemento mais importante de um evento corporativo (como ninguém fica feliz de estômago vazio) é a comida e a bebida. Primeiro, recomendamos que você decida se deseja ou não fazer refeições sentadas, usar um buffet ou servir pequenos aperitivos antes das refeições. Uma vez que você tenha uma ideia melhor de como você quer que a comida seja servida, você e seu fornecedor podem usar a criatividade com o cardápio. Um evento que oferece coquetéis personalizados, também pode ser uma ótima maneira de exibir a marca da sua organização.

Incorpore sua Marca

Como mencionamos anteriormente, os coquetéis podem ser uma maneira divertida de incorporar sua marca. Mas não pare por aí – eventos corporativos são o lugar perfeito para dar vida à sua marca. Considere usar painéis incríveis, ou uma cabine de fotos personalizada, para seus funcionários posarem na frente. Seu logotipo pode ser escrito em flores, impresso em balões, iluminado em luzes de letreiro, ou escrito nas almofadas da área de descanso. A marca também deve ser incorporada na aparência, ou nas experiências, do seu evento para que assim os convidados associem esta noite épica à sua marca.

Contrate Atrações

Depois que seus funcionários chegarem, tomarem uma bebida, comerem alguma coisa e tirarem fotos na frente de sua incrível decoração, é hora de ir para a pista de dança. Entretenimento pode transformar uma noite, por isso certifique-se de escolher diferentes bandas, DJs e dançarinos que possam agregar valor ao seu tema e dar vida à sua noite. Atividades que envolvam a sua marca também são uma ótima ideia – e estão se tornando cada vez mais populares. Pense em diferentes tipos de jogos com os quais os convidados podem se envolver ou em atividades que eles com certeza gostarão. Seja criativo ao contratar as atrações. Com certeza você quer que essa noite se destaque do seu dia-a-dia comum no trabalho.

Com este simples guia, você já consegue criar a base do seu evento porém a contratação de uma empresa não deixará você esquecer se quer de um detalhe e fará você economizar tempo e dinheiro.

Manoel Neto

Manoel Neto é produtor e organizador de eventos corporativos em Curitiba.

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Traduzido e adaptado de PartySlate.

Publicado por

Manoel Neto

Manoel Neto é um produtor experiente na agência de eventos corporativos Mistagoo, localizada em Curitiba. Sua paixão pelo setor e atenção aos detalhes garantem a excelência em cada projeto realizado.

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