Evento de Confraternização para a NTN

Organizar um evento é sempre um desafio, especialmente quando envolve um grande número de pessoas e requer a provisão de toda a estrutura necessária para garantir segurança e conforto aos convidados.

Foi o caso deste evento que realizamos para a NTN, uma festa corporativa de confraternização de final de ano projetada para 500 pessoas, incluindo colaboradores e seus familiares—até mesmo crianças.

Desafios do Local e Clima

Um dos grandes desafios deste evento foi o local escolhido: uma chácara com quase nenhuma área coberta. Isso nos obrigou a acompanhar atentamente a previsão do tempo e tomar decisões importantes com uma semana de antecedência, devido à possibilidade de chuvas. Três dias antes do evento, as previsões indicavam fortes chuvas.

Decidimos então contratar tendas para cobrir uma área de 100 metros quadrados, abrigando todos os food trucks e formando uma praça de alimentação protegida. No dia, apesar de não ter chovido, o sol estava muito forte, e as tendas serviram perfeitamente para oferecer sombra e conforto aos convidados.

Alimentação e Bebidas

Optamos por utilizar food trucks, oferecendo uma variedade de opções como cachorro-quente, espetinhos, hambúrgueres, pastéis e churros. Calcular o consumo foi um desafio, mas essencial para evitar desperdícios e garantir que todos fossem servidos adequadamente. Oferecemos também open bar para os adultos, com chope à vontade, além de água e refrigerantes para todos. Devido ao calor intenso, o gelo derretia rapidamente, exigindo reposição constante nas caixas térmicas para manter as bebidas geladas.

Entretenimento para Todas as Idades

Para atender famílias, crianças e adultos, planejamos diversas atrações:

• Equipe de entretenimento infantil: Profissionais especializados cuidaram das crianças, desde um ano até pré-adolescentes, com atividades lúdicas e seguras.
• Brinquedos infláveis e recreação: Garantiram a diversão dos pequenos durante todo o evento.
• Música ao vivo e DJ: Contratamos uma dupla sertaneja e um DJ que animaram e conduziram o público para a pista de dança.
• Campeonatos e premiações: Realizamos competições, incluindo um campeonato de dança com premiações para os colaboradores.
• Visita do Papai Noel: Criamos a “Casa do Papai Noel”, onde todos puderam tirar fotos e receber doces, criando momentos inesquecíveis.

Logística e Segurança

A maioria dos convidados utilizaria transporte próprio ou por aplicativo. Para garantir agilidade na chegada e evitar congestionamentos, colocamos várias recepcionistas na entrada para:

• Realizar o check-in e verificar a lista de presença.
• Distribuir pulseiras de identificação: Cores diferentes para maiores de idade (autorizados a consumir bebidas alcoólicas) e menores de idade.
• Entregar copos ecológicos personalizados: Além de promover a sustentabilidade ao reduzir o uso de descartáveis, serviram como lembrança útil do evento.

Segurança foi um ponto de extrema atenção:

• Montamos uma operação com vários seguranças posicionados estrategicamente, equipados com comunicadores via rádio.
• Garantimos a proteção perimetral para evitar que crianças ou adultos entrassem em áreas não autorizadas.
• Mantivemos uma central de monitoramento para coordenar ações imediatas em caso de qualquer intercorrência.

Infraestrutura e Montagem

Devido à falta de infraestrutura elétrica adequada na chácara, foi necessário:

• Contratar eletricistas e instalar cabos e extensões para suprir as diferentes necessidades de energia.
• Planejar a sonorização do espaço, cobrindo toda a área com caixas de som para que todos pudessem ouvir a música e os anúncios.
• Coordenar uma equipe de mais de 100 profissionais entre montadores, técnicos e fornecedores para a montagem e desmontagem rápidas, liberando o espaço conforme o cronograma.

Resultado e Reconhecimento

Este foi considerado um dos melhores eventos realizados pela NTN, segundo os próprios diretores.

Fomos muito elogiados pela preparação e organização, pois pensamos em todos os detalhes, desde a diversão até a segurança.

A Agência de Eventos Mistagoo tem orgulho de ter proporcionado um evento tão memorável, superando desafios e entregando uma experiência única que atendeu e excedeu as expectativas do cliente. Nosso comprometimento com a excelência garantiu que todos os participantes pudessem aproveitar o evento com segurança e satisfação, reforçando nosso compromisso em criar momentos inesquecíveis.

Publicado por

Manoel Neto

Manoel Neto é um produtor experiente na agência de eventos corporativos Mistagoo, localizada em Curitiba. Sua paixão pelo setor e atenção aos detalhes garantem a excelência em cada projeto realizado.

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